Dataskydd och behandling av personuppgifter

Centralen för statligt stött bostadsbyggande får uppgifter från personen själv (t.ex. uppgifter från en understöds- eller arbetsansökan). Dessutom får centralen  i enlighet med lagstiftningen uppgifter från olika myndigheter.

Centralen för statligt stött bostadsbyggande behöver i huvudregel personuppgifter för att sköta sina lagstadgade uppgifter, för att genomföra tjänster och för att hålla kontakt.

Personuppgifter behandlas:

• Vid beredning av en låne- eller understödsansökan, vid avgörande och vid utbetalning av stöd.
• Inom styrnings- och övervakningsuppgifter
• Vid kundtjänsten och för att hålla kontakt, samt kommunikation
• Inom andra verksamheter vid centralen, såsom rekrytering, upphandlingar och administrativa ärenden.

Vid Centralen för statligt stött bostadsbyggande behandlas uppgifterna bara av de tjänstemän, som har användarrättigheter enligt arbetsuppgiften och rätt att behandla ärendet. Centralen övervakar behandlingen av personuppgifter. Tjänstemannens tystnadsplikt gäller alltid, även på fritiden och efter att anställningsförhållandet avslutats.

Centralen har gjort upp kontrakt med utvalda serviceproducenter (”personuppgiftsbiträden”) som omfattar behandling av personuppgifter för centralen. Behandlingen av personuppgifter är överenskomna enligt dataskyddsförordningen.

Centralen för statligt stött bostadsbyggande överlåter uppgifter vid lagstadgade fall exempelvis åt Skatteförvaltningen, pensions- och försäkringsbolag, social- och hälsomyndigheter, polisen samt utmätningsmyndigheter eller som forskningsmaterial.

Närmare uppgifter om uppgifter som överlåts och behandlingen av personuppgifter finns i dataskyddsbeskrivningen för respektive personregister.

Denna innehåll har uppdaterats den 23 april 2024.

Kontaktperson i ärenden som gäller registret 

Kontaktperson: Jarkko Salminen, IT specialist

E-post i form av fornamn.efternamn@ara.fi.

Syftet med och grunden för behandlingen av personuppgifter

I registret behandlas kontaktuppgifter för anbudsgivares kontaktpersoner. Erbjudandebilagor kan innehålla personuppgifter, till exempel timpris, som anknyter till beslutsfattandet. Syftet med uppgifterna är att hålla kontakt med anbudsgivarna.

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på ett avtal och genomförandet av överenskomna åtgärder.

I registret har införts uppgifter om användarna av informationssystemen. I registret behandlas personuppgifter som behövs för upprätthållandet av informationssystemens användarkoder.

Vilka personuppgifter behandlas?

Vi behandlar personuppgifter för användarna av informationssystemen:

• namn
• personbeteckning
• arbetstelefonnummer
• användarkod
• e-postadress

De uppgifter som behandlas fås av den registrerade själv.

Behandling, överföring och utlämnande av personuppgifter

1. Manuellt material: Manuellt material behandlas av utbildad personal i lokaler som motsvarar skyddsnivån för uppgifterna.
2. Behandling av digitalt material: Uppgifterna i registret är skyddade från obehöriga, ändringar och förlust. Skyddet grundar sig i hantering av användarrättigheter, tekniskt skydd av databaser och servrar, skydd av fysiska utrymmen, passerkontroll, skydd av datakommunikation samt säkerhetskopiering av uppgifter.

Rättigheter för tillträde och behandling av uppgifter beviljas utifrån arbetsuppgifterna. Tillträde till systemet grundar sig på personliga användarnamn. Datacentralerna och uppgifterna finns fysiskt inom EU.

Uppgifter får lämnas ut endast inom de gränser som föreskrivs och tillåts i gällande lagstiftning eller med den personuppgiftsansvariges samtycke. Användaruppgifterna lämnas inte ut ur datasystemen.

Uppgifter överförs inte utanför EU eller utanför EES eller till internationella organisationer. 

Förvaringstid för personuppgifter

Användarkoderna stängs/raderas ur varje informationssystem i enlighet med behörighetshanteringen.

Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att få den personuppgiftsansvariges bekräftelse att personuppgifter som berör hen behandlas eller inte behandlas, och om dessa personuppgifter behandlas, har hen rätt att få tillträde till personuppgifterna. 

Uppgifterna i registret används inte för profilering eller automatiserat beslutsfattande.

Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige korrigerar oklara och felaktiga personuppgifter som berör den registrerade utan onödigt dröjsmål. Den registrerade kan göra en korrigeringsbegäran åt den personuppgiftsansvariges representant. 

Den registrerade har rätt att be den personuppgiftsansvarige att ta bort uppgifter som berör hen själv. Begäran om radering kan göras åt den personuppgiftsansvariges representant. 

Rätt att lämna in klagomål

Den registrerade har rätt att lämna in klagomål till dataombudsmannen, om hen ser att behandlingen av personuppgifterna bryter mot EU:s dataskyddsförordning.

Representant för personuppgiftsansvarig

Den personuppgiftsansvariges representant: 
Anna-Kaisa Lehikoinen, inspektör

E-post i formen fornamn.efternamn@ara.fi.

Syftet med och den rättsliga grunden för behandlingen

I personuppgiftsregistret i kundservicesystemet för bostadsrättsärenden behandlas personuppgifter om privatpersoner, samfund och samfundsrepresentanter, som fås när kunden kontaktar Ara. I registret behandlas dessutom uppgifter om Aras tjänstemän som använder kundservicesystemet. Personuppgifter behandlas med stöd av artikel 6.1 c och e i EU:s allmänna dataskyddsförordning.

Personuppgifter behandlas för att identifiera och betjäna Aras kunder i olika kontaktsituationer. I registret behandlas till exempel e-postmeddelanden som Ara och kunden skickat till varandra samt servicebegäranden som kunden framfört per telefon och via kontaktblanketter. Uppgifterna behandlas i Jira Service Management-systemet.

Grunden för behandlingen av personuppgifter är iakttagande av den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldighet, utförande av uppdrag av allmänt intresse och utövande av offentlig makt som tillhör den personuppgiftsansvarige.

Personuppgifter som behandlas

I registret behandlas personuppgifter om privatpersoner, samfund samt representanter för samfund som erhållits i samband med kontakt till Ara, samt uppgifter om Aras tjänstemän. Beroende på kontaktkanalen och ärendet varierar datainnehållet som sparas i registret. Av nedanstående uppgifter samlas inte nödvändigtvis alla eller några alls in vid alla kundkontakter.

I registret behandlar vi följande personuppgifter och särskilda personuppgifter:

• namn
• e-postadress
• telefonnummer
• kontaktsätt samt tidsuppgifter för kontakten, såsom mottagandetid för e-post eller kontaktblankett samt tidpunkter för när samtalet inletts och avslutats.
• personuppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter, såsom uppgifter om en persons hälsa, om kontakten innehåller sådana
• andra personuppgifter som kunderna eventuellt lägger fram

För de tjänstemän som använder systemet behandlas i registret dessutom: roll som medlem i användargruppen

Övrigt informationsinnehåll:

• informationsinnehållet i meddelanderubriken och meddelandefältet som kunden skickar samt eventuella bilagor
• informationsinnehållet i meddelanderubriken och meddelandefältet som myndigheten skickar till kunden samt eventuella bilagor.

Behandling, överföring och utlämnande av personuppgifter 

Rättigheter för åtkomst och behandling av uppgifter beviljas utifrån arbetsuppgifterna. Personuppgifter behandlas endast av de arbetstagare som har användarrättigheter enligt arbetsuppgiften och rätt att behandla ärendet. Åtkomst till systemet grundar sig på personliga användarnamn.

Uppgifterna i registret är skyddade mot obehörig åtkomst, ändring och förlust. Skyddet grundar sig på behörighetshantering, tekniskt skydd av databaser och servrar, skydd av fysiska utrymmen, passerkontroll, skydd av datakommunikation samt säkerhetskopiering av uppgifter. Utrymmena för utrustning och uppgifterna finns fysiskt inom EU.

Uppgifter kan endast överlåtas enligt den gällande lagstiftningen och inom tillåtna gränser eller med den registrerades samtycke. Uppgifter lämnas inte ut ur kundservicesystemet om inte behandlingen av ärendet förutsätter att ärendet överförs till exempel till en annan myndighet.

Uppgifterna behandlas i Jira Service Management-systemet, vars tekniska underhåll och utveckling har lagts ut åt en IT-tjänsteleverantör. Ara har gjort upp kontrakt med tjänsteleverantören enligt dataskyddsförordningen angående behandlingen av personuppgifter.

Personuppgifterna används inte för automatiskt beslutsfattande.

Personuppgifter överförs inte utanför EU eller utanför EES eller till internationella organisationer.

Uppgifter lämnas inte ut för direktmarknadsföring eller marknads- och opinionsundersökningar.

Den tid uppgifterna förvaras

De personuppgifter som ingår i en personkunds servicebegäran i anslutning till bostadsrättsärenden förvaras 18 månader efter att servicebegäran har stängts.

Personuppgifterna för en samfundskund som registrerats i registret och dennes representants servicebegäran i anslutning till bostadsrättsärenden förvaras i 5 år efter att servicebegäran har stängts.

Ett ärende som inletts hos Ara raderas ur kundservicesystemets personuppgiftsregister inom den tid som anges i denna dataskyddsbeskrivning, efter det att ärendet som inletts hos i Ara har registrerats i ärendehanteringen och det har getts ett diarienummer. Lagringstiderna för personuppgifter i anslutning till ärenden som inletts hos Ara grundar sig på lagstiftningen och Aras informationsstyrningsplan.

Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att få den personuppgiftsansvariges bekräftelse att personuppgifter som berör hen behandlas eller inte behandlas, och om dessa personuppgifter behandlas, har hen rätt att få åtkomst till personuppgifterna. Den registrerade kan lämna en begäran om granskning till den personuppgiftsansvariges representant. Om det har gått under ett år från att den registrerade använt sin rätt att granska, kan den personuppgiftsansvarige ta ut en avgift för de administrativa kostnader som orsakas av att lämna ut uppgifterna.

Rätt till rättelse av uppgifter

Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige korrigerar oklara och felaktiga personuppgifter som berör den registrerade utan onödigt dröjsmål.

Rätt till radering av uppgifter

Den registrerade har rätt att be den personuppgiftsansvarige att ta bort uppgifter som berör hen själv. Om behandlingen av personuppgifter grundar sig på lag, kan den registrerade inte kräva att hens personuppgifter raderas eller överförs till ett annat system eller motsätta sig behandlingen av sina personuppgifter.

Besvärsrätt

Den registrerade har rätt att lämna in klagomål till dataombudsmannen, om hen anser att behandlingen av personuppgifterna bryter mot EU:s allmänna dataskyddsförordning.

Rekisterinpitäjän edustaja

Rekisterinpitäjän edustaja: 
Sinna Tervonen, henkilöstöpäällikkö

Sähköposti muotoa etunimi.sukunimi@ara.fi.

Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyperuste

Johtokunnan materiaalin toimittaminen ja palkkioiden maksu.

Mitä henkilötietoja käsitellään?

Henkilön tiedot: 

• Nimi
• osoite
• puhelinnumero
• henkilöturvatunnus
• pankkitilin numero
• verokortti
• työnantajan tiedot
• palkkiosuhteen luonne
• ansiotieto.

Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai luovutetaan

Verottajalle tehtävä vuosi-ilmoitus.

Henkilötietojen käsittely, siirto ja luovuttaminen 

1. Manuaalinen aineisto: Tallennetaan järjestelmään ja hävitetään tietosuojamateriaalina.
2. Digitaalisesti käsiteltävät aineistot: Rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin.

Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Pääsy järjestelmään perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Laitetilat ja tiedot sijaitsevat fyysisesti Suomessa.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Tietojen säilytysaika

Henkilötietojen säilytysajat pohjautuvat lainsäädäntöön ja niiden säilytysaika on 5-50 vuotta jäsenyyden päättymisestä tai asiakirjan luontipäivämäärästä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin.

Rekisteröidyllä voi tehdä tarkastuspyynnön rekisterinpitäjän edustajalle. 

Rekisterien sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.

Rekisteröidyn oikeus tietojen oikaisemiseen tai poistamiseen

Rekisteröity itse voi muuttaa tai oikaista rekisteriin merkityt tietonsa tai rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat virheelliset henkilötiedot. Rekisteröity voi tehdä oikaisupyynnön rekisterinpitäjän edustajalle.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot. Oikeutta tietojen poistoon voivat kuitenkin rajoittaa rekisterinpitäjän lakisääteiset velvollisuudet (esim. kirjanpitolaki). Poistopyyntö voidaan tehdä rekisterinpitäjän edustajalle.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.

Aras ordningsnummerregister är en webbtjänst avsedd för medborgare att ansöka om det ordningsnummer som behövs vid ansökan om bostadsrättsbostad. 

Tjänsten publicerades den 30 augusti 2023. Gå till ordningsnummerregister (hakija.aso.fi)

Detta innehåll har uppdaterats den 25 april 2024.

Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Kontaktperson: 
Minna Korhonen, överinspektör

E-post i form av fornamn.efternamn@ara.fi.

Syftet med och grunden för behandlingen av personuppgifter

Enligt lagen om bostadsrättsbostäder (393/2021) det är Aras uppgift att styra och övervaka väljande av invånare, bestämning av bruksvederlagen samt användning och överlåtelse av bostadsrättslägenheter.

Enligt 15 § i lagen om bostadsrättsbostäder (393/2021) är Ara registeransvarig för ordningsnummerregistret. För lagstadgade uppgifter samlar Ara information i ordningsnummerregistret om bostadsrätthavaren, användningen av bostadsrättslägenheter samt bruksvederlagsnivåerna.

Sökande av bostadsrätt måste ansöka om ordningsnummer från ARA. Sökande av ordningsnummer uppger sitt eller sina namn samt personbeteckning för att identifiera ordningsnumret. Ordningsnumret är giltigt i två år från utfärdandedatum. Giltigheten för ordningsnumret upphör också när sökanden ingår ett bostadsrättsavtal med det gällande ordningsnumret.

Behandlingen grundar sig på registeransvariges lagstadgade förpliktelse.

Vilka personuppgifter behandlas?

I registret behandlar vi uppgifter om personer som ansöker om ordningsnummer och deras familjemedlemmar:

• sökandens namn och personbeteckning
• adress
• telefonnummer
• e-postadress
• antalet familjemedlemmar under 18 år
• namn och personbeteckning för myndiga familjemedlemmar
• uppgifter om den bostadsrättsbostad som söks

I register sparas också information om användningen av ordningsnumret.

Utöver detta sparas följande uppgifter om bostadsrättshavare antingen i samband med väljande av invånare eller vid överlåtelsen av bostaden:

• namn oc personbeteckning för personen som har ingått bostadsrättsavtal
• adress
• telefonnummer
• e-postadress
• antal familjemedlemmar under 18 år
• namn och personbeteckning för familjemedlemmar mellan 18–54 år
• familjens ekonomiska uppgifter
• uppgifter om bostadsrättslägenheten (adress, yta, bostadsrättsavgift och bruksvederlag vid avtalstillfället)

Den registrerade eller personen som hen har givit fullmakt åt lägger in de nödvändiga uppgifterna för ansökan om ordningsnummer. Övriga uppgifter i registret läggs till av bostadsrättsföreningen.

Behandling, överföring och utlämnande av personuppgifter

1. Manuellt material: Manuellt material behandlas av utbildad personal enligt uppgifternas skyddsnivå. Informationen inom registret är skyddad mot obehörig insyn, ändring och borttagning.
2. Behandling av digitalt material: Uppgifterna i registret är skyddade mot obehörig åtkomst, ändring och förlust. Skyddet grundar sig på behörighetshantering, tekniskt skydd av databaser och servrar, skydd av fysiska utrymmen, passerkontroll, skydd av datakommunikation samt säkerhetskopiering av uppgifter.

Rättigheter för åtkomst och behandling av uppgifter beviljas utifrån arbetsuppgifterna. Åtkomst till systemet grundar sig på personliga användarnamn. Datacentralerna och uppgifterna finns fysiskt inom EU.

Ara har lagt ut ordningsnummerregistrets tekniska underhåll och utveckling åt en extern IT-tjänsteleverantör genom ett avtal enligt dataskyddsförordningen angående behandlingen av personuppgifter.

Personuppgifterna i ordningsnummerregistret behandlas av bostadsrättssamfund. Enligt 15 § i lagen om bostadsrätt bör bostadsrättssamfund vid erbjudande om bostad till en ordningsnummehavare kontrollera ordningsnumrets giltighet och riktighet i ordningsnummerregistret. Bostadsrättssamfundet markerar ordningsnumret som använt i registret när bostadssökanden tar emot bostadsrätten som ordningsnumret berättigar till.

Betaltjänstleverantör för ordningsnummerregistret är Paytrail Oyj, till vilken följande uppgifter överförs i samband med betalningstransaktionen från ordningsnummeransökaren:

• namn
• e-postadress
• telefonnummer
• adress

Uppgifter som samlas in vid process för invånarval kan, i anonymiserad form, lämnas ut till kommunen för bostadspolitiska ändamål och för användning i markanvändningsplanering.

Uppgifter överförs inte utanför EU eller utanför EES eller till internationella organisationer.

Förvaringstid för personuppgifter

Personuppgifterna förvaras i fem år.

Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att begära åtkomst till uppgifter som gäller hen själv, det vill säga granska uppgifterna i personregistret. Information angående ansökan om ordningsnummer kan granskas genom att logga in i ordningsnummerregistret. Begäran om granskning av egna uppgifter kan skickas också till Aras registratorskontor.

Uppgifterna i registret används inte för profilering eller automatiserat beslutsfattande.

Den registrerade har rätt att få felaktiga och felaktigt registrerade personuppgifter rättade. Den registrerade kan själv uppdatera informationen avseende ansökan om ordningsnummer genom att logga in i ordningsnummerregistret. Som ett alternativ kan en begäran om rättelse göras skriftligen till registrets

kontaktperson. I rättelsebegäran ska den korrektionssökande informera om den felaktiga informationen samt den exakta ändringen eller kompletteringen.

I ordningsnummerregistret behandlas personuppgifter med stöd av den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldighet. Därför har den registrerade inte rätt att kräva att hens personuppgifter raderas eller överförs till ett annat system och i regel inte heller rätt att motsätta sig behandlingen av hens personuppgifter.

Besvärsrätt

Den registrerade har rätt att lämna in klagomål till dataombudsmannen, om hen ser att behandlingen av personuppgifterna bryter mot EU:s dataskyddsförordning.

Tjänsten publicerades den 30 augusti 2023. Gå till ordningsnummerregister för bostadsrättssamfund (yhteiso.aso.fi)

Detta innehåll har uppdaterats den 23 april 2024.

Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Kontaktperson: 
Minna Korhonen, överinspektör

E-post i form av fornamn.efternamn@ara.fi.

Syftet med och grunden för behandlingen av personuppgifter

Enligt 15 § i lagen om bostadsrättsbostäder (393/2021) är Ara registeransvarig för ordningsnummerregistret. Användare som är inloggade i ordningsnummerregistret kan i registret kontrollera ordningsnummer och registrera bostadsrättsavtal som de ingått. Användarna antecknar att ordningsnumret har använts när bostadsrättsavtalet registreras i registret. Dessutom upprätthåller användarna uppgifter om bostadsrättsobjekt och bostadsrättsbostäder i registret.

Användarna av ordningsnummerregistret bildar ett användarregister vars administration förutsätter behandling av personuppgifter. Uppgifterna används för att administrera och följa upp behörigheter samt för att samla in logguppgifter.

Behandlingen är nödvändig för att utföra den registeransvariges lagstadgade uppgift samt för att utföra en uppgift av allmänt intresse. I denna beskrivning avses med användare uppgifter om representanter för sammanslutningar som äger bostadsrättshus som använder registret.

Vilka personuppgifter behandlas?

I registret behandlar vi uppgifter om inloggade användare:

• namn
• organisation

Uppgifterna fås från suomi.fi-identifikation.

Behandling, överföring och utlämnande av personuppgifter

Uppgifterna i registret är skyddade mot obehörig åtkomst, ändring och förlust. Skyddet grundar sig på behörighetshantering, tekniskt skydd av databaser och servrar, skydd av fysiska utrymmen, passerkontroll, skydd av datakommunikation samt säkerhetskopiering av uppgifter.

Rättigheter för åtkomst och behandling av uppgifter beviljas utifrån arbetsuppgifterna.

Uppgifterna lämnas i regel inte ut. Uppgifter kan lämnas ut endast i de fall där den gällande lagstiftningen förpliktar till det.

Ara har lagt ut ordningsnummerregistrets tekniska underhåll och utveckling åt en extern IT-tjänsteleverantör genom ett avtal enligt dataskyddsförordningen angående behandlingen av personuppgifter.

Åtkomst till systemet grundar sig på personliga användarnamn. Datacentralerna och uppgifterna finns fysiskt inom EU.

Uppgifter överförs inte utanför EU eller utanför EES eller till internationella organisationer.

Förvaringstid för personuppgifter

Personuppgifterna förvaras i fem år.

Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att begära åtkomst till uppgifter som gäller hen själv, dvs. granska uppgifterna i personregistret. Begäran om granskning av egna uppgifter kan skickas till Aras registratorskontor.

Uppgifterna i registret används inte för profilering eller automatiserat beslutsfattande.

Personuppgifterna i registret fås från myndighetskällor, varvid den registrerade inte har rätt att rätta uppgifterna.

I ordningsnummerregistret behandlas personuppgifter med stöd av den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldighet. Därför har den registrerade inte rätt att kräva att hens personuppgifter raderas eller överförs till ett annat system och i regel inte heller rätt att motsätta sig behandlingen av hens personuppgifter.

Rätt att lämna in klagomål

Den registrerade har rätt att lämna in klagomål till dataombudsmannen, om hen ser att behandlingen av personuppgifterna bryter mot EU:s dataskyddsförordning.

Representant för personuppgiftsansvarig

Den personuppgiftsansvariges representanter:

• Hanna Ahlberg, överinspektör
• Suvi Apell, överinspektör

E-post i formen fornamn.efternamn@ara.fi.

Syftet med och den rättsliga grunden för behandlingen

Aras beviljar med stöd av lagen om reparationsunderstöd för bostadsbyggnader och bostäder (1087/2016) understöd för installation av hiss i efterhand och undanröjande av hinder för tillgänglighet i bostadsbyggnader samt för reparation av bostäder för äldre och personer med funktionsnedsättning.

I personuppgiftsregistret för reparationsunderstöd behandlas de personuppgifter som behövs för att behandla ansökningar om reparationsunderstöd och för att identifiera och betjäna Aras kunder i olika kontaktsituationer.

Personuppgifter behandlas med stöd av artikel 6.1 c och e i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Grunden för behandlingen av personuppgifter är iakttagande av den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldighet, utförande av uppdrag av allmänt intresse och utövande av offentlig makt som tillhör den personuppgiftsansvarige.

Personuppgifter som behandlas

I personuppgiftsregistret för reparationsunderstöd behandlas de personuppgifter om dem som ansöker om understöd och deras representanter som krävs för behandlingen av ansökningar om reparationsunderstöd. I registret behandlas dessutom personuppgifter som erhållits via kundservicesystemet för reparationsunderstöd och som fås via kundkontakter med Ara. I registret behandlas dessutom uppgifter om Aras tjänstemän som använder kundservicesystemet.

I registret behandlar vi följande personuppgifter som krävs för behandlingen av understödsansökningar och särskilda personuppgifter:

Reparationsunderstöd:

• stödsökandens namn
• personbeteckning
• telefonnummer
• adress
• e-postadress
• kontonummer
• fastighetsbeteckning och byggnadsbeteckning för den byggnad/bostad som ska repareras
• uppgifter om inkomster och förmögenhet
• uppgifter om hälsotillstånd

Energiunderstöd (upphörde 2023):

• stödsökandens namn
• personbeteckning
• telefonnummer
• adress
• e-postadress
• kontonummer
• uppgifter om den byggnad/bostad som ska repareras

Dessutom, om den registrerades ärende sköts av ett ombud:

• ombudets namn
• telefonnummer
• e-postadress
• adress

Registret innehåller dessutom uppgifter om understödsbelopp som söks/beviljas samt uppgifter om utbetalning av understödet.

De personuppgifter som krävs för behandlingen av understödsansökningar fås i regel av den registrerade själv. Dessutom kan personuppgifterna granskas och kompletteras från myndigheters register, exempelvis befolkningsdatasystemet och fastighetsdatasystemet.

I registret behandlar vi dessutom personuppgifter som erhållits via kundservicesystemet och särskilda personuppgifter. Beroende på kontaktkanalen och ärendet varierar datainnehållet som sparas i registret. Av nedanstående uppgifter samlas inte nödvändigtvis alla eller några alls in vid alla kundkontakter:

• namn
• e-postadress
• telefonnummer
• kontaktsätt samt tidsuppgifter för kontakten, såsom mottagandetid för e-post eller kontaktblankett samt tidpunkter för när samtalet inletts och avslutats.
• personuppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter, såsom uppgifter om en persons hälsa, om kontakten innehåller sådana
• andra personuppgifter som kunderna eventuellt lägger fram

För de tjänstemän som använder systemet behandlas i registret dessutom: roll som medlem i användargruppen

Övrigt informationsinnehåll:

• informationsinnehållet i meddelanderubriken och meddelandefältet som kunden skickar samt eventuella bilagor
• informationsinnehållet i meddelanderubriken och meddelandefältet som myndigheten skickar till kunden samt eventuella bilagor.

Behandling, överföring och utlämnande av personuppgifter

1. Manuellt material: Manuellt material behandlas av personer utbildade i informationssäkerhet. Uppgifterna i registret är skyddade mot obehörig åtkomst, ändring och förlust.
2. Material som behandlas digitalt: Uppgifterna i registret är skyddade mot obehörig åtkomst, ändring och förlust. Skyddet grundar sig på behörighetshantering, tekniskt skydd av databaser och servrar, skydd av fysiska utrymmen, passerkontroll, skydd av datakommunikation samt säkerhetskopiering av uppgifter.

Rättigheter för åtkomst och behandling av uppgifter beviljas utifrån arbetsuppgifterna. Åtkomst till systemet grundar sig på personliga användarnamn. Utrymmena för utrustning och uppgifterna finns fysiskt inom EU.

Personuppgifter som samlats in för behandling av understödsansökningar behandlas i datasystemet för understödsbehandlingar. Uppgifterna från kundservicekanalerna behandlas i Jira Service Management-systemet. Det tekniska underhållet och utvecklingen av systemen har lagts ut åt en IT-tjänsteleverantör. Ara har gjort upp kontrakt med tjänsteleverantören enligt dataskyddsförordningen angående behandlingen av personuppgifter.

Uppgifter kan endast överlåtas enligt den gällande lagstiftningen och inom tillåtna gränser eller med den registrerades samtycke.

Uppgifter om den som beviljats understöd meddelas till Palkeet för utbetalning av understödet. Uppgifter om den som beviljats understöd kan lämnas ut till andra myndigheter för att säkerställa att annat offentligt stöd inte beviljas för de åtgärder som understöds. Utlämnande av uppgifter förutsätter en specificerad begäran från en annan myndighet.

Uppgifter lämnas inte ut för direktmarknadsföring eller marknads- och opinionsundersökningar. Enligt 8 § i förordningen om energiunderstöd (1341/2019 och 1095/2022) kan Ara använda energiunderstödsmaterial för utrednings- och forskningsprojekt som statsförvaltningen utför och låter utföra.

Uppgifterna i registret används inte för profilering eller automatiserat beslutsfattande.

Personuppgifter överförs inte utanför EU eller utanför EES eller till internationella organisationer.

Den tid uppgifterna förvaras

De personuppgifter som ingår i en personkunds servicebegäran i anslutning till reparationsunderstöd som registrerats i kundservicesystemet förvaras 18 månader efter att den servicebegäran som skapats har stängts. De personuppgifter som ingår i en samfundskunds servicebegäran i anslutning till reparationsunderstöd förvaras i fem år efter att den servicebegäran som skapats har stängts.

Om ett ärende som behandlats i kundsystemet har inletts hos Ara, avlägsnas personuppgifterna från kundservicesystemet inom den tid som anges i denna dataskyddsbeskrivning, efter det att ärendet som inletts hos Ara har registrerats i ärendehanteringen och det har getts ett diarienummer. Lagringstiderna för personuppgifter i anslutning till ärenden som inletts hos Ara grundar sig på lagstiftningen och Aras informationsstyrningsplan. Uppgifterna i godkända understödsansökningar förvaras i 30 år och uppgifterna i avslagna ansökningar i 5 år.

Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att få den personuppgiftsansvariges bekräftelse att personuppgifter som berör hen behandlas eller inte behandlas, och om dessa personuppgifter behandlas, har hen rätt att få åtkomst till personuppgifterna. Den registrerade kan lämna en begäran om granskning till den personuppgiftsansvariges representant. Om det har gått under ett år från att den registrerade använt sin rätt att granska, kan den personuppgiftsansvarige ta ut en avgift för de administrativa kostnader som orsakas av att lämna ut uppgifterna.

Rätt till rättelse av uppgifter

Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige korrigerar oklara och felaktiga personuppgifter som berör den registrerade utan onödigt dröjsmål.

Radering av en registrerads uppgifter eller förbud mot behandling

Om behandlingen av personuppgifter i Ara grundar sig på att den personuppgiftsansvarige fullgör en lagstadgad skyldighet eller utför ett uppdrag av allmänt intresse eller utövar offentlig makt, kan den registrerade inte kräva att hens personuppgifter raderas eller överförs till ett annat system eller motsätta sig behandlingen av sina personuppgifter.

Besvärsrätt

Den registrerade har rätt att lämna in klagomål till dataombudsmannen, om hen anser att behandlingen av personuppgifterna bryter mot EU:s allmänna dataskyddsförordning.

Representant för personuppgiftsansvarig

Den personuppgiftsansvariges representanter:
Henni Rajala, överinspektör

E-post i formen fornamn.efternamn@ara.fi.

Personuppgifternas användningsändamål och behandlingsgrund

Enligt 1 § i lagen om Finansierings- och utvecklingscentralen för boendet (71/2007) är Aras lagstadgade uppgift att styra och övervaka användningen av det bostadsbestånd för vilket arava- och räntestödslån har beviljats.

I personuppgiftsregistret för styrning och övervakning behandlas de personuppgifter som behövs för att sköta Aras styrnings- och övervakningsuppgifter och för att identifiera och betjäna Aras kunder i olika kontaktsituationer.

Personuppgifter behandlas med stöd av artikel 6.1 c och e i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Grunden för behandlingen av personuppgifter är iakttagande av den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldighet, utförande av uppdrag av allmänt intresse och utövande av offentlig makt som tillhör den personuppgiftsansvarige.

Vilka personuppgifter behandlas?

I personuppgiftsregistret för styrning och övervakning behandlas personuppgifter om personer som bor i ara-bostäder och personer som ansöker om ara-bostäder samt representanter för samfund som bedriver ara-verksamhet. I registret behandlas dessutom personuppgifter som erhållits via kundservicesystemet för styrning och övervakning och som fås via kundkontakter med Ara. I registret behandlas dessutom uppgifter om Aras tjänstemän som använder kundservicesystemet.

I registret behandlar vi följande personuppgifter och särskilda personuppgifter för personer som bor i ara-bostäder och personer som ansöker om ara-bostäder samt representanter för ara-sammanslutningar:

• namn
• personbeteckning (vid behov)
• telefonnummer
• e-postadress
• adress
• personuppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter, såsom uppgifter om en persons hälsa, om kunden har lämnat dessa uppgifter
• andra personuppgifter som kunderna eventuellt lägger fram, såsom uppgifter om inkomster och förmögenhet

Dessutom, om den registrerades ärende sköts av ett ombud:

• ombudets namn
• telefonnummer
• e-postadress
• adress

Uppgifterna fås i regel av den registrerade själv. Uppgifter kan dessutom fås från den kommun eller det välfärdsområde som är tillsynsmyndighet och från ett samfund som äger bostadsbeståndet som byggts med statligt stöd.

I registret behandlar vi dessutom personuppgifter som erhållits via kundservicesystemet och särskilda personuppgifter. Beroende på kontaktkanalen och ärendet varierar datainnehållet som sparas i registret. Av nedanstående uppgifter samlas inte nödvändigtvis alla eller några alls in vid alla kundkontakter:

• namn
• telefonnummer
• e-postadress
• kontaktsätt samt tidsuppgifter för kontakten, såsom mottagandetid för e-post eller kontaktblankett samt tidpunkter för när samtalet inletts och avslutats.
• personuppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter, såsom uppgifter om en persons hälsa, om kontakten innehåller sådana
• andra personuppgifter som kunderna eventuellt lägger fram

För de tjänstemän som använder systemet behandlas i registret dessutom: roll som medlem i användargruppen

Övrigt informationsinnehåll:

• informationsinnehållet i meddelanderubriken och meddelandefältet som kunden skickar samt eventuella bilagor
• informationsinnehållet i meddelanderubriken och meddelandefältet som myndigheten skickar till kunden samt eventuella bilagor.

Behandling, överföring och utlämnande av personuppgifter

1. Manuellt material: Manuellt material behandlas av utbildad personal enligt uppgifternas skyddsnivå.
2. Material som behandlas digitalt: Uppgifterna i registret är skyddade mot obehörig åtkomst, ändring och förlust. Skyddet grundar sig på behörighetshantering, tekniskt skydd av databaser och servrar, skydd av fysiska utrymmen, passerkontroll, skydd av datakommunikation samt säkerhetskopiering av uppgifter. Rättigheter för åtkomst och behandling av uppgifter beviljas utifrån arbetsuppgifterna.

Åtkomst till systemet grundar sig på personliga användarnamn. Utrymmena för utrustning och uppgifterna finns fysiskt inom EU.

Personuppgifter som samlats in för att sköta styrnings- och övervakningsuppgifter behandlas i datasystemet för understödsbehandlingar. Uppgifterna från kundservicekanalerna behandlas i Jira Service Management-systemet. Det tekniska underhållet och utvecklingen av systemen har lagts ut åt en IT-tjänsteleverantör. Ara har gjort upp kontrakt med tjänsteleverantören enligt dataskyddsförordningen angående behandlingen av personuppgifter.

Uppgifter kan endast överlåtas enligt den gällande lagstiftningen och inom tillåtna gränser eller med den registrerades samtycke.

Uppgifter överlåts regelbundet år kommuner vilka verkar som övervakande myndighet och vid vissa fall åt samfund som äger bostadsbestånd byggt med statligt stöd.

Uppgifterna i registren används inte för profilering eller automatiserat beslutsfattande.

Uppgifter lämnas inte ut för direktmarknadsföring eller marknads- och opinionsundersökningar.

Uppgifter överförs inte utanför EU eller utanför EES eller till internationella organisationer.

Tid för bevarande av uppgifter

De personuppgifter som ingår i en personkunds servicebegäran i anslutning till styrning och övervakning som registrerats i kundservicesystemet förvaras 18 månader efter att den servicebegäran som skapats har stängts. De personuppgifter som ingår i en samfundskunds servicebegäran i anslutning till styrning och övervakning förvaras i fem år efter att den servicebegäran som skapats har stängts.

Om ett ärende som behandlats i kundservicesystemet har inletts hos Ara, avlägsnas personuppgifterna från kundservicesystemet inom den tid som anges i denna dataskyddsbeskrivning, efter det att ärendet som inletts hos Ara har registrerats i ärendehanteringen och det har getts ett diarienummer. Lagringstiderna för personuppgifter i anslutning till ärenden som inletts hos Ara grundar sig på lagstiftningen och Aras informationsstyrningsplan.

Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att få den personuppgiftsansvariges bekräftelse att personuppgifter som berör hen behandlas eller inte behandlas, och om dessa personuppgifter behandlas, har hen rätt att få åtkomst till personuppgifterna. Den registrerade kan lämna en begäran om granskning till den personuppgiftsansvariges representant. Om det har gått under ett år från att den registrerade använt sin rätt att granska, kan den personuppgiftsansvarige ta ut en avgift för de administrativa kostnader som orsakas av att lämna ut uppgifterna.

Ändring eller rättelse av uppgifter

Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige korrigerar oklara och felaktiga personuppgifter som berör den registrerade utan onödigt dröjsmål.

Avförande av uppgifter

Om behandlingen av personuppgifter i Ara grundar sig på att den personuppgiftsansvarige fullgör en lagstadgad skyldighet eller utför ett uppdrag av allmänt intresse eller utövar offentlig makt, kan den registrerade inte kräva att hens personuppgifter raderas eller överförs till ett annat system eller motsätta sig behandlingen av sina personuppgifter.

Besvärsrätt

Den registrerade har rätt att lämna in klagomål till dataombudsmannen, om hen anser att behandlingen av personuppgifterna bryter mot EU:s allmänna dataskyddsförordning.

Detta innehåll har uppdaterats den 29 april 2024.

Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Kontaktperson: 
Minna Korhonen, överinspektör

E-post i form av fornamn.efternamn@ara.fi.

Syftet med och grunden för behandlingen av personuppgifter

I registret införs de personuppgifter som krävs för att Aras lagstadgade uppgifterna ska kunna fullgöras. I registret införs och behandlas personuppgifter som behövs för behandlingen av ansökningar om inlösen av aktier som berättigar till besittning av Ara-finansierade bostäder.

Vilka personuppgifter behandlas?

Vi behandlar i registret de uppgifter som anges i inlösningsansökan och dess bilagor:

• namn
• födelsetid
• personbeteckning
• uppgifter om bostadsaktiebolag och bostad
• bostads registernummer
• adress

Dessutom behandlar vi i registret uppgifterna i inlösningsanmälan:

• namn
• personbeteckning
• adress
• aktier som berättigar till besittning av bostaden
• uppgifter om bostad

De personuppgifter som ingår i inlösningsansökan fås av ägarsamfundets ombud, som lämnar in ansökan jämte bilagor till Ara. De personuppgifter som ingår i inlösningsanmälan fås när kommunen lämnar in inlösningsanmälan till Ara.

Behandling, överföring och utlämnande av personuppgifter

1. Manuellt material: Manuellt material behandlas av utbildad personal enligt uppgifternas skyddsnivå i låsta lägen som motsvarar skyddsnivån för data.
2. Behandling av digitalt material: Rättigheter för åtkomst och behandling av uppgifter beviljas utifrån arbetsuppgifterna. Uppgifterna i registret är skyddade mot obehörig åtkomst, ändring och förlust. Skyddet grundar sig i hantering av användarrättigheter, tekniskt skydd av databaser och servrar, skydd av fysiska utrymmen, passerkontroll, skydd av datakommunikation samt säkerhetskopiering av uppgifter.

Datacentralerna och uppgifterna finns fysiskt inom EU. För verksamhetens ändamålsenliga övervakning används administrativa kontroller.

Uppgifterna i registret används inte för profilering eller automatiserat beslutsfattande.

Uppgifter kan endast överlåtas enligt den gällande lagstiftningen och inom tillåtna gränser eller med den registrerades samtycke. 

Det beslut som fattas på basis av ansökan skickas till ombudsmannen samt för kännedom till kommunen och Statskontoret. Beslutet innehåller personens namn och adress samt uppgifter om de aktier som berättigar till besittning av bostaden.

Uppgifter överförs inte utanför EU eller utanför EES eller till internationella organisationer. 

Förvaringstid för personuppgifter

Radering av uppgifter ur registret sker i enlighet med Aras datastyrningsplanen.

Den registrerades rättigheter 

Den registrerade har rätt att få den personuppgiftsansvariges bekräftelse att personuppgifter som berör hen behandlas eller inte behandlas, och om dessa personuppgifter behandlas, har hen rätt att få tillträde till personuppgifterna. Den registrerade har inte själv tillgång till personuppgifterna, men hen kan göra en granskningsbegäran till den personuppgiftsansvarige.

Om det har gått under ett år från att den registrerade använt sin rätt att granska, kan den personuppgiftsansvarige ta ut en avgift för de administrativa kostnader som orsakas av att lämna ut uppgifterna. 

Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige utan obefogat dröjsmål rättar felaktiga och felaktigt registrerade personuppgifter om den registrerade. Den registrerade kans göra en begäran om rättelse skriftligen till registrets kontaktperson. 

Den registrerade har inte rätt att begära att hens uppgifter tas bort, eftersom behandlingen av uppgifter grundar sig i lagstiftning. På grund av det här har den registrerade inte heller rätt att motsätta sig behandlingen av personuppgifter, och har inte heller rätt att få sina uppgifter överförda till ett annat system. Man kan heller inte begära att behandlingen av personuppgifter ska begränsas, eftersom uppgifterna behandlas med stöd av lagen.

Rätt att lämna in klagomål

Den registrerade har rätt att lämna in klagomål till dataombudsmannen, om hen ser att behandlingen av personuppgifterna bryter mot EU:s dataskyddsförordning.

Detta innehåll har uppdateras den 22 juli 2024.

Kontaktperson i ärenden som gäller registret 

• Nyhetsbrev och ara.fi: Susanna Mäenpää
• Evenemang: Tuula Ritaranta

E-post i form av fornamn.efternamn@ara.fi.

Syftet med och grunden för behandlingen av personuppgifter

Syftet med registret är att förmedla information, ordna evenemang, samla in feedback och hålla kontakt med Aras kunder och intressentgrupper. Uppgifterna i registret kan också användas för undersökningar med intressentgrupper. Behandlingen av personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke.

Vilka personuppgifter behandlas?

1. Uppgifter om prenumerant på Aras nyhetsbrev: 
   • prenumerantens namn
   • e-postadress till vilken nyhetsbrevet har beställts 
2. Uppgifter om vem som deltar i Aras evenemang (Eventilla-system): 
   • namn
   • organisation
   • e-postadress
   • potenitell specialdiet
   • vid flerdagarsevenemang där inkvartering ingår som en del av evenemanget, dessutom:
     • födelseår
     • telefonnummer
3. back som lämnats via Ara.fi och Eventilla-tjänsten (lämnande av uppgifter frivilligt):
   • namn
   • e-postadress
   • telefonnummer
   • organisation

Behandling, överföring och utlämnande av personuppgifter

1. Manuellt material: Manuellt material behandlas av personer som utbildats i informationssäkerhet. Uppgifterna i registret är skyddade mot obehörig åtkomst, ändring och förstöring.
2. Behandling av digitalt material: Uppgifterna i registret är skyddade mot obehörig åtkomst, ändring och förstöring. Skyddet grundar sig i hantering av användarrättigheter, tekniskt skydd av databaser och servrar, skydd av fysiska utrymmen, passerkontroll, skydd av datakommunikation samt säkerhetskopiering av uppgifter.

Prenumerantens personuppgifter behandlas av nyhetsbrevstjänsten och evenemangsdeltagarens personuppgifter av evenemangshanteringstjänsten. Personuppgifter som lämnats av den som ger feedback behandlas i Eventilla när feedback lämnats om våra evenemang. När feedback har skickats från webbplatsen behandlas de personuppgifter som lämnats av den som lämnat respons i webbtjänsten ara.fi samt i de kundbetjäningskanaler till vilka meddelandena förmedlas för behandling.

Rättigheter för åtkomst och behandling av uppgifter beviljas utifrån arbetsuppgifterna. Åtkomst till systemet grundar sig på personliga användarnamn. Datacentralerna och uppgifterna finns fysiskt inom EU.

Uppgifterna i registret används inte för profilering eller automatiserat beslutsfattande.

Utlämnandet av personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke.

Uppgifter om vem som deltar i Aras evenemang lagras endast i Eventilla. Uppgifterna om deltagarna i evenemanget lämnas i regel inte ut till utomstående. Ett undantag är EU-projekt där finansieringsmyndigheten kräver deltagaruppgifter om evenemangen. Dessutom kan Ara, om Ara anser att det är nödvändigt för planeringen eller genomförandet av evenemanget, förmedla deltagarinformationen till underleverantören/samarbetspartnern till evenemanget.

Uppgifter överförs inte utanför EU eller utanför EES eller till internationella organisationer. 

Förvaringstid för personuppgifter          

• Aras nyhetsbrev: Personuppgifterna bevaras tills vidare. Den registrerade kan radera sina uppgifter ur registret med nyhetsbrevets Unsubscribe-funktion.
• Evenemangsdeltagare: Deltagaruppgifterna anonymiseras 6 månader efter evenemanget.
• Feedback som lämnats via Ara.fi: Personuppgifterna bevaras tills vidare. Den registrerade kan radera sina uppgifter ur registret genom att kontakta den personuppgiftsansvarige.
• Feedback som lämnats via Eventilla-tjänsten: Personuppgifterna anonymiseras 6 månader efter evenemanget. 

Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att få den personuppgiftsansvariges bekräftelse att personuppgifter som berör hen behandlas eller inte behandlas, och om dessa personuppgifter behandlas, har hen rätt att få tillträde till personuppgifterna. 

Om det har gått under ett år från att den registrerade använt sin rätt att granska, kan den personuppgiftsansvarige ta ut en avgift för de administrativa kostnader som orsakas av att lämna ut uppgifterna. 

Ändring eller rättelse av personuppgifter

Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige korrigerar oklara och felaktiga personuppgifter som berör den registrerade utan onödigt dröjsmål. Den registrerade kan göra en begäran om korrigering till företrädaren för den personuppgiftsansvarige.

Radering av personuppgifter

Den registrerade har rätt att kräva den personuppgiftsansvarige att ta bort uppgifter som berör hen själv. Den registrerande kan göra en begäran om radering till företrädaren för den personuppgiftsansvarige.

Besvärsrätt

Den registrerade har rätt att lämna in klagomål till dataombudsmannen, om hen ser att behandlingen av personuppgifterna bryter mot EU:s dataskyddsförordning.

Detta innehåll har uppdaterats den 23.4.2024.

Personuppgiftsansvariges representant:
-

E-post i form av fornamn.efternamn@ara.fi.

Syftet med och grunden för behandlingen av personuppgifter

I registret behandlas personuppgifter för representanter för samfundskunder och personkunder med stöd av 1 § i lagen om Finansierings- och utvecklingscentralen för boendet (71/2007).

Representanternas personuppgifter används för behandling av ansökningar om stöd till samfundskunder och om understöd till personkunder, för delgivning av beslut och för kommunikation. Syftet med behandlingen är också att hålla kontakt med samfundskunder angående övervakning, styrning och insamling av bostadsmarknadsinformation. 

Vilka personuppgifter behandlas?

Vi behandlar de personuppgifter om samfundets eller den enskilda kundens representanten som meddelats som kontaktuppgifter i ansökan:

• namn
• telefonnummer
• e-postadress
• titel

Dessutom behandlar vi samfundets representantens personuppgifter som samfundet meddelat eller som fåtts ur offentliga register eller av ett annat myndighetsbaserat samfund:

• namn
• telefonnummer
• e-postadress
• titel
• gatuadress

Behandling, överföring och utlämnande av personuppgifter

1. Manuellt material: Manuellt material behandlas av utbildad personal enligt uppgifternas skyddsnivå.
2. Behandling av digitalt material: Uppgifterna i registret är skyddade från obehöriga, ändringar och förlust. Skyddet grundar sig i hantering av användarrättigheter, tekniskt skydd av databaser och servrar, skydd av fysiska utrymmen, passerkontroll, skydd av datakommunikation samt säkerhetskopiering av uppgifter.

Rättigheter för tillträde och behandling av uppgifter beviljas utifrån arbetsuppgifterna. Tillträde till systemet grundar sig på personliga användarnamn. För verksamhetens ändamålsenliga övervakning används administrativa kontroller.

Uppgifter kan endast överlåtas enligt den gällande lagstiftningen och inom tillåtna gränser eller med den registrerades samtycke. 

Uppgifter kan överlåtas lagenligt åt Statskontoret, kommuner och finansieringsinstitut. Uppgifter kan behandlas i Aras elektroniska e-tjänst, vars tekniska underhåll och utveckling har lagts ut åt en extern IT tjänsteleverantör. Ara har gjort upp kontrakt med tjänsteleverantören enligt dataskyddsförordningen angående behandlingen av personuppgifter.

Uppgifter överförs inte utanför EU eller utanför EES eller till internationella organisationer. 

Förvaringstid för personuppgifter

Lagringsperioderna för personuppgifter i registret för ombud grundar sig i lagstiftning och Aras informationsstyrningsplan. Lagringsperioden är 5–50 år eller permanent från det datum då dokumentet mottogs eller skapades.

Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att få den personuppgiftsansvariges bekräftelse att personuppgifter som berör hen behandlas eller inte behandlas, och om dessa personuppgifter behandlas, har hen rätt att få tillträde till personuppgifterna. 

Granskningsrätt

Den registrerade har själv tillgång till personuppgifterna via Aras e-tjänst. För de uppgifter som den registrerade själv inte har tillgång till, kan den registrerade göra en granskningsbegäran till den personuppgiftsansvariges representant. 

Uppgifterna i registret används inte för profilering eller automatiserat beslutsfattande. 

Om det har gått under ett år från att den registrerade använt sin rätt att granska, kan den personuppgiftsansvarige ta ut en avgift för de administrativa kostnader som orsakas av att lämna ut uppgifterna.

Rätt till rättelse av uppgifter

Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige korrigerar oklara och felaktiga personuppgifter som berör den registrerade utan onödigt dröjsmål. Den registrerade kan uppdatera sina egna uppgifter via Aras webbtjänst. Om hen inte har tillgång till Aras webbtjänst, kan den registrerade göra en korrigeringsbegäran åt den personuppgiftsansvariges representant.

Begränsningar i den registrerades rättigheter

Den registrerade har inte rätt att begära att hens uppgifter tas bort, eftersom behandlingen av uppgifter grundar sig i lagstiftning. På grund av det här har den registrerade inte heller rätt att motsätta sig behandlingen av personuppgifter, och har inte heller rätt att få sina uppgifter överförda till ett annat system. Man kan heller inte begära att behandlingen av personuppgifter ska begränsas, eftersom uppgifterna behandlas med stöd av lagen.

Rätt att lämna in klagomål

Den registrerade har rätt att lämna in klagomål till dataombudsmannen, om hen ser att behandlingen av personuppgifterna bryter mot EU:s dataskyddsförordning.